10 Razones por las que debes tener Clickup en tu negocio digital

Una de las principales preguntas que recibo a diario de mi comunidad es ¿cómo puedo organizarme mejor? y es que cuando gestionas proyectos la organización es algo super esencial.

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Una de las principales preguntas que recibo a diario de mi comunidad es ¿Cómo puedo organizarme mejor?

Y es que cuando gestionas proyectos, la organización es algo esencial.

En los últimos 12 años he pasado por diferentes aplicaciones para gestión de proyectos, desde Microsoft project, Asana, Progantt, Trello, Airtable, Nifty, Evernote e incluso el mismo excel y la verdad es que ninguna de estas herramientas me brindo tantas opciones que me permiten ahorrar mucho tiempo y dinero como ClickUp.

Por ello, hoy te quiero compartir las 10 principales razones, por las cuales deberás incorporar esta herramienta en tu negocio.

 

¿Qué es ClickUp y porqué puede hacer una diferencia en tu trabajo?

 

ClickUp es una herramienta especializada en la gestión y dirección de tareas. Al igual que muchos otros permite a los miembros de un equipo poder conocer el estatus de cada una de sus tareas, pero además vs otras muchas opciones en el mercado, este software nos permite integrar información y acciones para poder reducir actividades repetitivas y hacer de la gestión un trabajo mucho más eficiente.

La promesa de Clickup para sus usuarios es ser la única plataforma de gestión y productividad “All-in-one“ y así ayudarte a ganar 1 día a la semana.

Y es tan grande esta promesa, que el equipo de ClickUp p, se encuentra en un constante desarrollo de oportunidades, integraciones y automatizaciones que permitan a sus usuarios literalmente tener todo lo que necesitan para operar organizado en un solo espacio.

Según el estudio realizado por G2 (uno de los más importantes marketplace sobre plataformas, apps y software en el mercado), definen a ClickUp como “El futuro del trabajo“.

Una de las principales ventajas que he podido encontrar luego de utilizar múltiples opciones, es que Clickup puede ajustar y configurarse para cualquier tipo de industria.

Según el último informe y ranking realizado por G2, los principales industrias que están usando esta herramienta en el 2022 es la industria del Marketing y Publicidad.

Otra de las grandes ventajas que nos brinda esta herramienta es su precio. Desde su versión gratuita se puede optimizar una gran cantidad de pasos y tareas. Además, que al comparar su precio vs. otras opciones como Asana o Monday, ClickUp es mucho más económica al momento de comenzar a ingresar personas a sus espacios.

Algo que definitivamente genera un ahorro significativo en los costos de cualquier organización.

De hecho, según la revista Forbes Advisor, la evaluación de ClickUp ha sido mayor a la de Asana, sobre todo por las integraciones, vistas, planes y el soporte que brinda vs. otras opciones de plataformas para gestión de proyectos.

 

Ahorro de tiempo en cada tarea diaria

 

A veces me preguntan qué ¿Cómo me alcanza el tiempo para poder hacer más en menos tiempo?

La verdad es que mi máximo aliado es ClickUp.

Gracias a ClickUp, puedo tener integrados documentos, cuadros de Google Sheet, chats o incluso correo electrónico en un solo espacio. Es algo que me permite ahorrar y optimizar muchísimo tiempo de mis tareas diarias.

Como líder de equipo en remoto debo estar revisando y organizando informes, cronogramas, documentos y proyectos. Sin esta herramienta, lo más probable es que debería de tener al menos 5 aplicaciones abiertas en el escritorio de mi computador, sin contar una ventana de WhastApp en donde constantemente me estarían llegando mensajes, lo cual permite una fácil distracción.

Con ClickUp, puedo eliminar todas estas aplicaciones, incluso WhastApp y trasladar todo en un solo espacio integrado, en donde voy a estar en comunicación con mi equipo, pero que además me permitirá gestionar y organizar todo de manera mucho más eficiente.

 

Sistema de gestión de digital

 

ClickUp es ideal para diseñar y desarrollar un Sistema de Gestión digital, ya que no solo me permite tener la operación del negocio, sino que además permite tener organizada la información administrativa, de costos, dirección, ventas e incluso de mi línea de negocio educativa.

A un solo clic de distancia puedo responder emails, tener plantillas editables, integrar canales de comunicación, medir el tiempo que se demora el equipo para realizar una actividad o bien chatear con ellos para compartir información relevante sobre el proyecto.

ClickUp te va a permitir tener un mayor control de esos temas que usualmente terminan olvidados, porque sencillamente están dispersos en múltiples espacios, como por ejemplo:

  • Links de accesos directos a páginas de ventas o de pago.
  • Tablas sobre costos y proyecciones
  • Tableros de control sobre los KPI´s del negocio
  • Links de acceso a bibliotecas y recursos
  • Presupuestos
  • Checklist para desarrollo de actividades
  • Directorios y matrices, entre muchos otros documentos que están guardados en alguna carpeta dentro de un Google Drive o un servidor.

Además, ClickUp es una plataforma que puede ser operada desde cualquier dispositivo móvil.

 

Automatizaciones a nivel operativo

 

100 Automatizaciones al mes con el plan gratuito y desde 1,000 al mes con el plan más básico de pago.

ClickUp tiene integración directa con Zapier, Calendly, Slack, Discord y muchas otras plataformas.

Además de contar con su propio espacio para automatizaciones internas, lo cual a nivel de gestión es muy práctico.

Por ejemplo, en la gestión ejemplo de automatizaciones que suelo incorporar y que me ayudan a ahorrar tiempo son:

  • Cuando el estatus cambia, inmediatamente se asigna la tarea a la siguiente persona responsable en el flujo de tareas.
  • Cuando se asigna la tarea a una nueva persona, automáticamente se le asigna un comentario.
  • Cuando se crea una tarea “x“, se envía un email de notificación a la persona.
  • Cuando se inicia la actividad se inicia, automáticamente se comienza a trackear el tiempo.

Este tipo de automatizaciones, según el modelo de negocio que tengas, pueden hacer un gran diferencia en tus actividades, además de ayudarte a:

  • Ahorrar tiempo
  • Disminuir errores
  • Aumentar la productividad en el equipo
  • Eliminar tareas repetitivas

Y por ende te ayudarán a que puedas aumentar tus ingresos, porque el tiempo ahorrado se traducirá en dinero.

 

Organización de tareas

 

¿Cómo organizas las tareas del equipo?

Está claro que si una tarea no cuenta con la información necesaria para ser ejecutada, el equipo no podrá desarrollarla. Peor aún, será mucho el tiempo y esfuerzo que pasará tratando de descifrar qué hay que ejecutar.

Llamadas, chats o incluso reuniones que deberían no existir, simplemente porque la asignación no se entiende.

Esta es una de las más grandes ventajas que brinda ClickUp, a nivel operativo.

Al momento de crear la tarea, tu oportunidad de ser más productivo se convierte más amplio, ya que desde el espacio de la tarea podrás gestionar múltiples actividades, que te permitirán:

  1. Reducir tiempos
  2. Dejar mucho más claro la actividad
  3. Llevar un mejor control de la actividad
  4. Asignar a los responsables
  5. Iniciar reuniones de Zoom
  6. Medir tiempos y darle seguimiento al equipo
  7. Compartir videos
  8. Enviar y responder emails

 

Comunicación integrada

 

Cada una de las áreas de tu negocio es importante y cada uno de los miembros de tu equipo deben conocer que está ocurriendo.

Al llevar la comunicación en canales como emails, WhatsApp o incluso Slack, muchas no se puede relacionar la información con las tareas asignadas y se complica poder tener una trazabilidad de la información.

Por ello es que ClickUp ha integrado a su espacio la zona de chats, desde donde los equipos de trabajo podrán conversar, opinar y compartir información relacionada de manera directa a los proyectos, operaciones o temas laborables.

 

Procesos y sistemas integrados

 

Los procesos si no se tiene a la mano terminan olvidados, no nos digamos mentira. Y no tener procesos definidos y en una constante actualización, es tener la excusa perfecta para cometer errores.

Aquí es en donde tener en el mismo espacio de trabajo los procesos organizados y siempre a la mano del equipo, se convierte en un ganar al 100%.

Algo que nos ha ayudado mucho en la agencia es poder tener bibliotecas para nuestros procesos, estás bibliotecas son los lugares directos en donde se podrá encontrar la información para darle seguimiento o incluso modificarlo cuando sea necesario.

 

Conoce el estatus real de tu equipo

 

¿Qué actividad está realizando cada miembro del equipo? Esta pregunta dejará de ser un gran misterio, ya que gracias a ClickUp podrás conocer un estatus diario sobre el avance, tareas y tiempos que lleva cada uno de los miembros del equipo al realizar las actividades.

Además, gracias a la opción de Pulse, podrás conocer los tiempos día a día que han estado trabajando.

Ahora, si lo que deseas es medir sus tiempos y llevar un control de costos, podrás integrar ClickUp con herramientas como Hubstaff, Toggl, Clockify.

 

Atención y soporte

 

Para mí una de las principales razones para poder elegir una herramienta es que deben tener un buen servicio y soporte al cliente.

Sobre todo cuando entrar a descubrir cómo opera puede llevar apoyo de expertos.

ClickUp, no solo brinda una excelente atención y soporte, sino que además se encuentran en una constante evolución.

Su equipo de soporte atiende 7 días de la semana vía chat, a veces puede demorar un poco, pero siempre tan pronto estén disponibles ellos se pondrán en contacto contigo.

Además, cuentan con una Universidad en donde podrás aprender las primeras etapas para adentrarte en esta fabulosa herramienta.

Otra de las cosas que me gusta, es que siempre procuran escuchar a sus usuarios y trabajan en nuevas actualizaciones.

 

De hecho, en el portal de Canny.io podrás encontrar los nuevos features que están desarrollando e incluso podrás dejar tu feedback y así el equipo de desarrolladores de ClickUp, podrán conocer con mayor detalle qué deben mejorar o agregar a la herramienta.

 

Una herramienta que no deja de sorprender

 

Desde que inicie a utilizarla no dejan de sorprenderme, desde las constantes evoluciones, los features mejorados o incluso la cercanía que pueden llegar a tener con la comunidad a través de redes sociales, ClickUp es una herramienta que está enfocada en permitirnos a los emprendedores, profesionales e incluso grandes compañías el trabajo más sencillo.

No importa el tamaño del negocio, esta herramienta se podrá adaptar según las necesidades reales del mismo.

Autor

Eileen Rovira

Directora de Zirquit Agencia, Consultora, Especialista en Sistemas y Procesos Automatizados

Arquitecta de profesión con experiencia en gestión de proyectos, desde el año 2018 ha incursionado en ambientes digitales. De esta manera Eileen ayuda a agencias y negocios digitales a diseñar y desarrollar sistemas y procesos eficientes, que les permita optimizar sus tiempos y recursos. Verified ClickUp Ambassador y creadora de más de 165 procesos y espacios personalizados para gestionar a través de ClickUp. Es además creadora del Programa Líder Digital Productivo, un programa enfocado en ayudar a emprendedores freelancer a que puedan construir sus negocios de una manera organizada y eficiente para que puedan escalarlos y pasar de ser freelances a convertirse en líderes de equipos.