¿Qué es un Sistema de Gestión en Digital?

Ser emprendedor en un entorno digital puede llegar a ser muy agotador. Aún recuerdo cuando emprendí y dentro mi lo primero que pensé fue: ¡Esto es pan comido, subo un par de fotos a Instagram y voy a vender!

INDICE DEL CONTENIDO

Ser emprendedor en un entorno digital puede llegar a ser muy agotador. Aún recuerdo cuando emprendí y dentro mi lo primero que pensé fue:

¡Esto es pan comido, subo un par de fotos a Instagram y voy a vender!

Triste realidad, en ese momento se trataba de un emprendimiento que fracasó, ya te imaginarás porque.

La verdad es que a medida que comencé a estudiar y a aprender todo lo que este mundo digital representaba me fui dando cuenta de todo lo que debía integrar.

Así fue como poco a poco pude darme cuenta de la gran similitud que existía entre un negocio digital y entre el mundo de la gestión de proyectos.

Aquí es en donde el sistema de gestión entró a representar un punto tan importante dentro de mi negocio, al igual que en el negocio de todos mis clientes.

Aquí te explicaré todo sobre un sistema de gestión en digital.

 

¿Qué es un Sistema de gestión digital?

 

Un sistema de gestión digital se trata de la sección en la empresa desde donde se podrá organizar y estructurar toda la información que se estará gestionando en cada una de las áreas tanto administrativas como operativas.

Al incorporar un sistema de gestión en tu negocio digital, estarás no solo organizando la información y actividades de las áreas de tu negocio, sino que además estarás planificando y gestionando las tareas que se desarrollan en la agencia para poder cumplir con los objetivos y metas trazadas.

Además, debes considerar que al tratarse de ambientes digitales, podrás obtener la posibilidad de automatizar etapas dentro de tus procesos.

 

¿Para qué sirve un sistema de gestión, en los negocios digitales?

 

Como ya viste, un sistema de gestión te permitirá integrar las principales informaciones, datos y hasta automatizaciones que se ejecuten dentro de tu agencia.

A través del Sistema de Gestión es como podrás obtener lo que se conoce como un ERP (Enterprise Resource Planning) o en español como un Sistema de Planificación de Recursos.

Este sistema te permitirá integrar los procesos de cada una de las áreas o departamentos que hacen parte de tu agencia.

Esto te permitirá tener una comunicación integrada y de esta manera poder contar en un mismo espacio con las áreas: Financieras, operativas, RRHH, marketing, ventas, académicas, entre muchas otras.

También en un sistema de gestión podrías considerar los CRM, los cuales tal vez son los más populares en las agencias digitales, ya que los mismos están relacionados con los procesos de soporte y atención, cubriendo así cada una de las etapas del ciclo de venta.

 

Qué debes considerar para desarrollar tu sistema de gestión

 

Antes de entrar a diseñar tu sistema de gestión es muy importante que puedas haber identificado tus objetivos, valores y la situación en la cual se encuentra.

De esta manera podrás tener claro cuáles son las principales necesidades y secciones que se deberán considerar en el sistema de gestión.

Debes tener claro que ningún sistema de gestión será igual.

Por ejemplo, el sistema de una agencia de lanzamientos deberá considerar una sección de soporte en donde pueda tener matrices de acceso directo a las promociones, bonus e información de agentes. Porque no pueden perder tiempo al estar en una etapa de carrito abierto y necesitan tener toda la información a la mano.

Esto, por ejemplo, representa que tu equipo de soporte, closers e incluso el mismo experto, puedan tener la información principal de atención al cliente siempre a la mano y no perder información, confundirse o incluso no tener claro las ofertas en el momento en el cual se está gestionando la venta con los prospectos, ya que el tiempo de carrito abierto debe ser aprovechado al máximo.

Ahora veamos otro caso…

En una agencia de diseño, por ejemplo, en su sistema de gestión, debe de considerar bibliotecas de acceso directo a los recursos o plantillas que utilizan con mayor frecuencia, para poder así ahorrar tiempo al momento de estar sus diseñadores diseñando.

Por ello es importante, antes de iniciar, poder realizar una auditoría y a través de la misma poder identificar los módulos, áreas y secciones que deberás considerar.

Es importante que puedas auditar cada uno de los 7 sistemas que debe tener tu negocio y que analices en cada uno información como por ejemplo:

  • ¿Cuál es el principal cuello de botella?
  • ¿Cuáles son los procesos que se ejecutan?
  • ¿Cómo se desarrolla la comunicación?
  • ¿Qué necesito en este sistema para cumplir mis metas y objetivos?

 

 

¿Qué herramienta te ayudará a tener tu sistema de gestión ?

 

Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías, no es necesario invertir en el desarrollo de herramientas a medida.

Mi mejor recomendación para que puedas crear tu propio sistema es Clickup, una herramienta todo en uno, que te ayudará a gestionar, conversar, organizar y estructurar a tu equipo desde un solo espacio tanto a nivel operativo como administrativo.

Esta herramienta te permitirá diseñar, desarrollar e implementar tu sistema de gestión en cualquiera de las etapas en las cuales se encuentre tu negocio digital.

No importa si eres un freelancer, si eres un emprendedor con un equipo pequeño o si ya tienes un gran equipo conformado, con Clickup podrás encontrar una solución que se ajusta a medida.

Además, podrás integrarla a más de 1000 aplicaciones a través de una integración directa con Zapier o utilizar otras muchas opciones que ya vienen integradas de manera directa dentro de la misma plataforma.

 

Beneficios de tener un sistema de gestión digital

 

Definitivamente al darse a la oportunidad de implementar tu sistema de gestión dentro de tu negocio, te estás abriendo a la posibilidad de poder:

  • Mejorar y optimizar la comunicación dentro de tu equipo: esto te permite no depender de canales de comunicación externos, que no te brindan ni seguridad, ni respaldo de la información y que además suelen confundir al momento de asignar o dar seguimiento a las tareas.

Desde un sistema de gestión podrás tener un canal interno, que en donde cada conversación, podrá relacionarse de manera directa con actividades y tareas, para así poder mantener un control en el seguimiento de las tareas.

  • Agilidad en el manejo de la información: un sistema de gestión te va a ahorrar muchas horas de tu día, y ya no tendrás cada una de las informaciones dispersas entre múltiples plataformas o herramientas.

A través del tu sistema podrás organizar la información por matrices específicas y 100% dirigidas a las áreas en donde estás trabajando, de esta manera podrás acceder a la información con mucha más eficiencia y agilidad, tanto tú como tu equipo.

Esto, además de ahorrar tiempo, también disminuye la posibilidad de errores, ya que todo se encuentra integrado en un mismo espacio.

  • Podrás sistematizar y automatizar un mayor número de procesos: ya sé que es normal escuchar en agencias o negocios digitales de automatizaciones, gestionar comunicaciones a través de email o bots. Pero la realidad es que existen otras automatizaciones que te permiten eliminar trabajos repetitivos, que pueden terminar prestándose para posibles errores.

Al contar con un sistema de gestión podrás tener todos tus procesos organizados, lo cual da la posibilidad de sistematizar el mayor número de tareas y este mismo orden de tener todo en un solo espacio te permitirá automatizar tus procesos no solo de ventas, sino también procesos operacionales que desempeñes en tu día a día.

  • Aumento de productividad, reducción de costos e incremento de utilidades: un sistema de gestión te abre a la posibilidad de aumentar la productividad del equipo, además podrás darle un mejor uso a los recursos de la agencia y así poder lograr una reducción de costos, lo cual se traduce a mediano y largo plazo en la posibilidad de incrementar tus utilidades.

 

Cómo diseñar tu propio sistema de gestión digital

 

¿Por dónde comenzar? Muchas veces este es el principal problema y obstáculo al que se encuentran los emprendedores, se trata de una gran hoja en blanco que no tienen idea de cómo organizar.

Entonces, ¿Cuál debe ser el punto de partida?

A Continuación te quiero revelar el paso a paso que utilizamos en la agencia con nuestros clientes.

Siempre el primer punto de partida será una auditoría, de esta manera podremos entender cuáles son las necesidades reales dentro de la agencia.

El siguiente paso será el de diseñar un diagrama para tu sistema, aquí es importante que puedas definir los sistemas y procesos que harán parte de tu sistema de gestión.

Luego es tiempo de definir cuáles serán las vistas o funciones que aplicarás para cada caso.

Dentro de Clickup podrás encontrar distintas vistas organizadas según las necesidades de tu industria.

Una vez tengas definidas las vistas y herramientas que utilizarás, llega el momento de comenzar a organizar todo.

Aquí viene la parte más pesada de todo el montaje de tu sistema de gestión, ya que tendrás que organizar, documentar e ir organizando dato por dato, pero créeme que cuando termines habrá válido 100% la pena.

 

Lo que debes considerar antes de construir tu sistema de gestión

 

Antes de dar inicio al diseño de tu sistema de gestión es muy importante que puedas haber identificado los procesos y sistemas que manejas en tu negocio.

También es muy importante que puedas tener documentado en tablas de excel o documentos de Word la información más relevante de tu agencia, solo así podrás tener la data necesaria para levantar tu sistema.

Por ello es tan valioso que desde que eres una sola persona, comiences a documentar todo lo que hagas.

Mi recomendación es que puedas ir levantando videos o textos, e irlos organizando a medida que vas desarrollando tu negocio.

Algo que me ha ayudado de manera personal es tener bloques de notas organizados por las diferentes áreas del negocio y en cada una de ellas ir levantando la información.

También contar con herramientas como Loom o Vimeo con la opción de grabar pantalla, me ha sido muy útil para poder ir documentando pasos. De hecho, muchas veces mientras voy ejecutando la actividad lo voy grabando y luego alguien del equipo a quien asigno puede tener todo claro para levantar el proceso.

Ten presente que tu sistema de gestión siempre estará en una evolución, ya que se trata de tener una mejora continua.

 

San Francisco Calle 81 Este, Ciudad de Panamá

Autor

Eileen Rovira

Directora de Zirquit Agencia, Consultora, Especialista en Sistemas y Procesos Automatizados

Arquitecta de profesión con experiencia en gestión de proyectos, desde el año 2018 ha incursionado en ambientes digitales. De esta manera Eileen ayuda a agencias y negocios digitales a diseñar y desarrollar sistemas y procesos eficientes, que les permita optimizar sus tiempos y recursos. Verified ClickUp Ambassador y creadora de más de 165 procesos y espacios personalizados para gestionar a través de ClickUp. Es además creadora del Programa Líder Digital Productivo, un programa enfocado en ayudar a emprendedores freelancer a que puedan construir sus negocios de una manera organizada y eficiente para que puedan escalarlos y pasar de ser freelances a convertirse en líderes de equipos.